Nämä ovat yleisiä ohjeita ryhmävastaaville kuten esimerkiksi taaperoille tai uimakouluille. Tarkemmista vastuista on saatettu sopia erikseen tapauskohtaisesti.
1. Johtaminen ja oma esimerkki
Ryhmävastaavan tehtävä on helpottaa ryhmien ohjaajien työtä. Olet johtajana muita varten ja tavoitteenasi on tehdä heidän päivästään helpompi. Johtamista voi sanoa myös muiden palvelemiseksi (ei tarkoita nöyristelyä tai töiden tekemistä muiden puolesta). Vastaavasti muiden ohjaajien velvollisuutena on kunnioittaa ryhmävastaavan työtä ja hoitaa oma osuutensa mahdollisimman hyvin.
Oma esimerkki on hyvin tärkeä, silloin pystyy odottamaan samaa myös muilta. Johtaja ei pelkästään jaa ohjeita, vaan näyttää itse mallia miten tehtävät hoidetaan hyvin. Mielikuvan tasolla hän sanoo “tulkaa” eikä “menkää.” Voit olla varma, että muut seuraavat miten hoidat tehtäväsi; kunnioitus ansaitaan, ryhmävastaavan titteli on vain alku. Pyydä anteeksi muilta, jos kuitenkin mokaat tai et muuten toimi esimerkillisesti.
Oma jaksaminen pitää muistaa eikä seurakaan halua, että kukaan palaa loppuun. Ole ajoissa yhteydessä puheenjohtajaan tai johonkuhun muuhun hallituksen jäseneen, jos koet että työmäärä kasvaa liian suureksi.
Kysy reilusti, jos et tiedä jotain. Asiantuntemus on tärkeää uskottavuuden kannalta, mutta ryhmävastaavan ei tarvitse olla kaikessa muita parempi. Tätä voi tehdä myös muiden edessä, esimerkiksi “en tiedä, mutta otan selvää.” Jatkon kannalta on hyvin tärkeää, että oikeasti myös otat selvää ja palaat asiaan.
Ryhmien ohjaajien omalla vastuulla ovat varsinainen ohjaus ja kausi- ja tuntisuunnitelmat, mutta varsinkin uusille kannattaa tarjota malliksi omat aikaisemmin toteutuneet. Soveltaminen kuuluu heille, ryhmien ohjaajien käytännön toiminnan erikseen seuraaminen ei kuulu ryhmävastaavan tehtäviin. Kokouksissa kannattaa keskustella myös kokemuksista ja tehdä niiden pohjalta seuraavasta kaudesta vielä parempi.
Ota mahdolliset vaikeat tilanteet vanhempien, lasten tai muiden ohjaajien kanssa esille seuran hallituksen kanssa. Itse ei tarvitse yrittää ratkaista kaikkeaa.
2. Kokousten järjestäminen
Yleistä
Kokouksia tulee järjestää silloin, kun on asioita mihin on hyvä saada keskustelua muiltakin ohjaajilta. Tyypillisesti kauden alku, puoliväli ja loppu. Voit määritellä kokoukset pakollisiksi tai vapaaehtoisiksi aiheista riippuen.
Ajankohtaa varten tehokkainta on kysyä suoraan muutamalta/kaikilta sopiiko jokin tietty päivä, ja jos ei sovi niin mitkä lähipäivistä ovat varattuja. Sen perusteella voit ehdottaa kokouspäivää. Muutosehdotuksia voi tehdä 1-2 kertaa, mutta jossain vaiheessa pitää todeta, että kaikille sopivaa päivää ei löydy. Tee tiivistelmä heille, jotka eivät pääse paikalle ja tiedoksi seuran muille jäsenille.
Kokoustyypit
Puhtaasti tiedotukseen on paras käyttää sähköpostia tai whatsapp-ryhmää. Kyseessä on myös muiden ajan arvostaminen, koska kukaan ei halua tulla kuuntelemaan yksinpuhelua.
Määritä kokouksen asialistalle tai ainakin itsellesi päätettävät, keskusteltavat ja ideoitavat asiat omina kohtinaan (tai eri kokouksiin). Tämä helpottaa fokuksen löytymistä ja osallistumisen priorisoimista. Kaikkia asioita ei tarvitse käydä läpi kokouksissa, voit myös keskustella asioista sopivassa tilanteessa treenien yhteydessä. Tällä tavalla voit kerätä mielipiteen kaikilta ohjaajilta yhden tai kahden kerran aikana.
Pääsääntöisesti kasvotusten järjestettävä kokous on paras, koska siinä tulee parhaiten vuorovaikutusta.
Vesihiidessä kokouksia voi järjestää alakerran takkahuoneessa. Varaus on ilmainen, mutta pitää tehdä kassalta (pyydä pari päivää etukäteen valvojalta). Santasportillakin voi järjestää kokouksia, mutta silloin kokoustila pitää pyytää tullessa. Käytännössä kysyt respasta, että onko vapaita kokoustiloja ja sanot sen tulevan uimaseuran käyttöön (Vauhti ja Klubi soveltuvat yleensä parhaiten sohvien takia).
Mieti etukäteen, millaista työskentelyä kokouksessa hyödynnetään missäkin vaiheessa ja mitä erilaiset tavat vaativat. Esim. luova ajattelu ja ideointi vaativat erilaiset vaatimukset kokouksen valmistelulle ja läpiviennille kuin vaikka päätöksenteko. Näitä ei tule sotkea toisiinsa.
Valmistelu ja läpivienti
Ennen kokousta on kohteliasta lähettää asialista osallistujille. Aloita kokous aikataulussa, vaikka osa puuttuisi. Muuten tulee helposti tavaksi, että aloitus siirtyy ja siirtyy. Etukäteen ilmoitetussa ajassa on hyvä pysyä, mutta jos kokous venyy, kysy kaikilta voimmeko vielä jatkaa. Anna myös mahdollisuus poistua, jos joku on selvästi kiireinen. Kokouksesta voi myös poistua, jos osallistujan oma asia on jo käsitelty.
Jos jokin asia osoittautuu odotettua laajemmaksi, päättäkää hyvissä ajoin käsitelläänkö asia nyt vai varataanko sille uusi aika, ja mitä tehdään muilla asialistalla oleville aiheille. Voit myös antaa mahdollisuudeksi jatkaa keskustelua noin 5 min ja kysyä sen jälkeen uudestaan. Mutta joskus keskustelu täytyy vain lopettaa ja siirtyä eteenpäin. Nopea äänestäminen on hyvä tapa saada ratkaisu mielipiteitä herättäviin aiheisiin, jos keskustelu ei tuo ratkaisua tai siirtäminen ei ole mahdollista.
Pyri mieluummin käsittelemään muutama asia per kokous sen sijaan, että pitäisit pitkiä maratonkokouksia (riskinä voi olla kokousten määrän paisuminen). Tämä helpottaa valmistelua, keskittymistä ja tarvittaessa kutsuttavien rajaamista, että kukaan ei joudu tulemaan turhaan. Kutsu vain henkilöt, joiden on oikeasti syytä olla kokouksessa. Kokoukset voi silti pitää avoimina kaikille kiinnostuneille, tällä tavalla olemme saaneet uusia henkilöitä hoitamaan seuran asioita.
Kokouksista tulee sellaisia kuin teemme niistä, joten kokousten puheenjohtajan rooli on tärkeä. Myös osallistujien velvollisuus on pitää kiinni kokoustavoista.
Kokouksista on myös hyvä tehdä tiivistelmä heille jotka eivät olleet paikalla. Lisäksi se lisätään seuran sisäiseen wikiin.
3. Hoidettavia asioita
Ennen kauden alkua
Varmista ensin, että ryhmiin on lupautunut tarpeeksi pää- ja apuohjaajia. Tarvittaessa kysy, onko seuran muissa ohjaajissa kiinnostuneita. Vaihtoehtona on myös pitää vähemmän ryhmiä. Seuran ei ole pakko täyttää kaikkia mahdollisia vuoroja, sen sijaan haluamme pitää toiminnan laatua yllä. Katso aina ensin, kuinka monta ohjaajaa on käytettävissä ja päätä sen perusteella montako ryhmää alkaa seuraavalla kaudella.
Tarkista, kuinka paljon ryhmissä on tilaa ja tarvittaessa pyydä markkinoimaan niitä ajoissa Kokoa sitä varten etukäteen aikataulut ja vapaat paikat. Tästä lisää hieman alempana.
Vastaa aktiivisesti tiedusteluihin vapaista paikoista ja pyydä päivittämään nettisivuja tarpeen mukaan.
Lähetä vanhemmille käytännön ohjeet pukuhuoneista, aikataulusta ynnä muusta.
Pidä ainakin yksi yhteinen kokous, missä käydään läpi ainakin ryhmät ja uudet lapset, huomiot edelliseltä kaudelta ja ideat uutta kautta varten. Lähetä nimilistat yhteystietoineen ohjaajille viimeistään viikkoa ennen kauden alkua.
Kauden aikana
Vastaa tiedusteluihin ja pidä muut ohjaajat ajan tasalla muutoksista.
Muistuta vanhempia ja ohjaajia lomista ja muista peruutuksista.
Pidä nimilistat ajan tasalla laskutusta varten ja merkitse selkeästi kesken kauden tulleet tai lopettaneet.
Puolivälissä on hyvä pitää ohjaajien yhteinen kokous ja keskustella kauden kokemuksista.
Kauden lopussa
Tiedota ohjaajia ja vanhempia kauden päättymisestä ja uusiin ryhmiin siirtymisistä. Tärkeitä taitekohtia ovat taaperoista uimakouluihin ja uimakouluista eteenpäin siirtymiset. Taaperoista pääsee etusijalta opetusaltaan uimakouluihin, mutta tekniikka- ja Life Saver-ryhmiin pitää ilmoittautua erikseen. Kyseisten ryhmien ryhmävastaavat hoitavat tiedotuksen sen osalta, sinulta riittää maininta vanhemmille.
Pidä ohjaajien päätöspalaveri, missä katsotte mennyttä ja tulevaa kautta. Tässä vaiheessa on hyvä kiittää kaikkia.
Seuraavan kauden ilmoittautumiset
Ryhmävastaava päättää, milloin ilmoittautumiset voi avata seuraavalle kaudelle. Tyypillisesti tämä tehdään marraskuun lopussa (seuraava kevät) ja toukokuun alussa (seuraava syksy). Kesän ryhmistä tiedotetaa huhti-toukokuun vaihteessa.
Etusija on aina nykyisillä jäsenillä, myös taaperoista uimakouluihin ja uimakouluista eteenpäin siirryttäessä. Sen jälkeen tulevat jonossa olijat ja kolmantena uudet ilmoittautumiset. Ennen uusia mainoksia onkin syytä varmistaa tai ainakin arvioida, kuinka paljon nykyisistä ja jonossa olijoista on tulijoita seuraavalle kaudelle. Nämä periaatteet on myös hyvä tiedottaa ensimmäisessä infoviesissä uusien uimareiden huoltajille.
4. Viesteihin vastaaminen ja yhteydenpito vanhempiin
Vastaamisesta
Käytä hyvää kirjakieltä sähköposteissa (esim. ChatGPT:tä voi pyytää tarkistamaan tekstin). Emojeita voi käyttää, mutta määrä kannattaa olla maltillinen niin annat itsestäsi (ja seurasta) ammattimaisemman kuvan. Whatsapissa voi kirjoittaa hieman rennommin myös vanhemmille, mutta sielläkin mukana on aina pisteet ja isot alkukirjaimet.
Vastaukset on hyvä lähettää yhden tai viimeistään kahden vuorokauden sisällä viestin saapumisesta (erityisesti suorat kysymykset). Tietyissä tapauksissa (kuten puhdas ilmoittautumisviesti ryhmiin) väli voi olla pidempi.
Yhteydenpito vanhempiin kauden aikana
Ryhmien omat valmentajat hoitavat tarpeelliset omaa ryhmäänsä koskevat viestit kauden aikana (ja tekevät ryhmäkohtaiset whatsapp-ryhmät), mutta ryhmävastaavan vastuulla on lähettää yhteinen aloitus- ja lopetusviesti taaperoissa, uimakouluissa ja Life Savereissa. Muissa ryhmissä vastuuvalmentaja hoitaa kaiken tiedotuksen.
Anteeksipyyntö ja hyvitys
Pyydä virhettä aina anteeksi – ei “pahoittelen” tai vielä vähemmän “sori.” Korkeintaan lyhyt selitys eikä koskaan “anteeksi, mutta…” tai “anteeksi, jos koit näin.” Paras on lyhyt viesti on missä myönnät, että teit virheen ja pyydät anteeksi. Samalla tilanteen korjaus ja/tai hyvitys. Hyvityksen pitää olla reilu että siitä on hyötyä, esimerkiksi 50% alennus hintaan tai rahojen palautus kokonaan. Riippuu paljon tilanteesta ja asiakkaan tuohtumuksen asteesta. Tällaiset asiat voit päättää oman harkinnan mukaan, mutta voit myös kysyä apua.
Jos taas asiakas on selkeästi väärässä, silloin häneltä ei tarvitse pyytää anteeksi. Joissain tapauksissa voi olla silti parasta palauttaa loput hinnasta tai jopa kokonaan. Joka tapauksessa asiakas saa aina takaisin jäljellä olevan kausimaksun, jos hän lopettaa kauden kesken mistä tahansa syystä.