1. Aluksi
Kukaan ei halua istua huonossa kokouksessa hukkaamassa rajallista aikaansa. Kokouksen tuloksellisuus on ensisijaisesti vetäjän vastuulla – eikä se tarkoita sitä, että kokouksen vetäjä puhuu itse koko ajan.
Pidä kiireellisiä kokouksia vain, jos asia on oikeasti tärkeä. Muissa tapauksissa vähemmän on enemmän eli pidä kokouksia vain, kun asioita täytyy oikeasti käsitellä. Sopiva pituus kokoukselle on noin 30-60 minuuttia. Kerro pituus etukäteen ja pidä siitä kiinni. Jos kokous kuitenkin venyy, kysy sopiiko jatkaminen kaikille ja päätä etukäteen, milloin viimeistään lopetat.
Kutsu paikalle vain ihmiset joiden oikeasti pitää olla paikalla. Anna kaikille etukäteen lupa lähteä, kun heitä koskeva asia on käsitelty. Pidä isoja kokouksia vain, jos niistä on hyötyä kaikille.
Kirjoita kokouksen aikana tiivistelmä tai pöytäkirja kokouksen aiheista (tai delegoi tehtävä sihteerille). Näin päätökset jäävät muistiin ja he jotka eivät olleet paikalla pystyvät tutustumaan kokouksen aiheisiin.
2. Kokousten valmistelu
Määritä kokouksen asialistalle päätettävät, tiedotettavat, keskusteltavat ja ideoitavat asiat omina kohtinaan. Tämä helpottaa fokuksen löytymistä ja osallistumisen priorisoimista.
Pyri mieluummin käsittelemään 1-3 asiaa per kokous sen sijaan, että pitäisit pitkiä maratonkokouksia. Tämä helpottaa valmistelua, keskittymistä ja kutsuttavien rajaamista. Riskinä voi olla kokousten määrän paisuminen.
Jos jokin asia osoittautuu odotettua laajemmaksi, päättäkää hyvissä ajoin käsitelläänkö asia nyt vai varataanko sille uusi aika, ja mitä tehdään muilla asialistalla oleville aiheille.
Mikäli kokous venyy, kannattaa pitää 5-10 minuutin tauko tunnin välein. Tauot on syytä aikatauluttaa etukäteen.
Mikäli kokous sisältää useita aiheita ja paljon keskustelua, kannattaa käyttää hyväksi tiukkoja aikarajoja ja roomalaista äänestämistä: kun keskustelu alkaa, laita ajastin esim 7 minuutiksi. Ajan loppuessa pyydä osallistujia äänestämään , haluavatko he jatkaa aiheesta vai siirtyä seuraavaan (peukku ylös/alas). Jos jatkatte, ajastus uudestaan 7 minuutiksi.
Mieti etukäteen, millaista työskentelyä kokouksessa hyödynnetään missäkin vaiheessa ja mitä erilaiset tavat vaativat. Esim. luova ajattelu ja ideointi vaativat erilaiset vaatimukset kokouksen valmistelulle ja läpiviennille kuin vaikka analyyttinen päätöksenteko. Näitä ei tule sotkea toisiinsa.
3. Kokouksiin osallistuminen
Sopikaa, että jos kokouksesta ei tule asialistaa, kokoukseen ei ole pakko osallistua. Tämä kannustaa valmistelemaan kokoukset paremmin.
Asialistankin kanssa kutsu kokoukseen vain tarvittavat henkilöt. Määritä kutsussa lyhyesti, mitä osallistujilta odotetaan. Hoida tiedottaminen lähtökohtaisesti muualla kuin kokouksissa, jotta yhteinen aika voidaan käyttää tehokkaammin. Rytmitä ja aikatauluta kokouksen sisältö osallistujien mukaan: kaikkien ei tarvitse olla paikalla koko kokouksen ajan. Toisin sanoen luo käytäntö, että kokouksista voi lähteä ennen kuin se loppuu jos henkilöä koskeva asia on jo käsitelty.
Suosi lyhyitä kahdenkeskisiä tai pienissä ryhmissä tapahtuvia keskusteluja suurten kokousten sijasta. Jos kokouksilla on tapana venyä, lyhennä niitä jo etukäteen 15 minuutilla. Aikapaine pakottaa tehokkuuteen, joka toteutuu jos puheenjohtaja osaa hommansa.
4. Kokouksissa toimiminen
Kokoukset kannattaa aloittaa ajallaan vaikka kaikki eivät olisi paikalla. Muuten ihmiset oppivat että myöhästyminen ei haittaa ja yksikään kokous ei ala ajallaan.
Kokouksessa ei tehdä muita kuin sovittuja töitä. Jos näin silti käy, on henkilölle parempi antaa lupa poistua kokouksesta tai pyytää keskittymään kokouksen aiheeseen.
Tarvittaessa kokouksen alussa voi käyttää muutaman minuutin työskentelysopimuksen tekemiseen: pyydä osallistujia keskustelemaan vierustoverin kanssa tai ryhmänä mistä säännöistä voisimme sopia, jotta yhteinen aika olisi mahdollisimman tehokasta. Pyydä muutaman minuutin päästä osallistujia kertomaan mistä he puhuivat ja kirjaa asiat näkyville tai ainakin muistiin.
Kun kaikki asiat on käsitelty, kokouksen saa lopettaa etuajassa.
5. Päätöksien seuranta
Mikäli ongelmana on, että päätetyt asiat jäävät tekemättä, määrittäkää jokaiselle asialle vastuuhenkilö ja deadline. Sopikaa yhdessä miten toteuttamista seurataan. Jos tämäkään ei auta, miettikää onko päätös realistinen ja priorisoitu siten että vastuuhenkilön on mahdollista viedä asiaa eteenpäin.
Ongelmana voi olla myös kommunikaation laatu: kuka puhuu, kuinka paljon, ketä kuunnellaan, harhaudutaanko aiheesta ja miten asiat esitetään. Eli ongelmat liittyvät kommunikaatiotaitoihin ja valta- ja vastuusuhteisiin.
Muutoksissa kannataa muuttaa yksi pieni asia kerrallaan ja toistaa tätä useita kertoja. Hyväksytään myös ajoittaiset epäonnistumiset ja seurataan mikä toimii ja mikä ei. Näin on todennäköisempää, että päätetyt muutokset saadaan vietyä rutiineiksi asti.
6. Kokoustyyppejä
Kokous voi keskittyä vain yhteen tavoitteeseen. Vaihtoehtoisesti samassa kokouksessa voi olla esillä useita eri tyylisiä asioita, pidä silti huoli että esittelet kunkin kohdan tavoitteen ennen keskustelua.
Esimerkkejä erilaisista kokoustyypeistä:
- Ideointi
- Päätöksenteko
- Tiedotus
- Ongelmanratkaisu
- Tilannekatsaus
- Ryhmäytyminen
- Koulutus
- Seminaarit
- Kahdenkeskinen